Com um mundo cada vez mais digital e informatizado, a inserção de processos mais modernos se tornou essencial para beneficiar as empresas. No caso das clínicas e dos laboratórios, a informatização deixou de ser uma prática moderna e passou a ser obrigatória, devido ao volume de informações geradas e aos vários tipos de serviços acrescentados à gestão.
Além dessas necessidades, o processo permite otimizar o atendimento e gerar indicadores que auxiliam nas tomadas de decisões do gestor, o que, consequentemente, melhora a capacidade produtiva e reduz os custos do estabelecimento.
Quer saber como informatizar o seu laboratório, aumentar a produtividade e reduzir os custos em laudos de exames? Então acompanhe, neste post, algumas considerações valiosas sobre o assunto da Gerente de Relacionamento e Soluções da Matrix, Carla Ione. Confira!
Importância de informatizar os processos do laboratório
Antes de ressaltar a importância da informatização do laboratório, precisamos entender em que consiste esse processo. De maneira simplificada, informatizar é o ato de prover recursos de informática para realizar uma determinada atividade, como também processos completos e complexos.
Assim, por meio de softwares, pode-se obter todos os processos organizados e automatizados dentro dos laboratórios, desde o agendamento dos exames até o envio de mensagens para avisar aos pacientes que os laudos estão disponíveis.
Para Carla Ione, com processos bem definidos, você estará apto a receber a informatização, e ela proverá mais inteligência e eficiência na execução das atividades. Além disso, a tecnologia facilita o acesso às informações e contribui para agilizar a análise de problemas diários, compreender causas, definir planos de ação e auxiliar na tomada de decisão gerencial e estratégica.
Dessa forma, um laboratório informatizado, além de contar com a automação nos processos, desfruta da rastreabilidade da informação e das ações, o que reduz custos e aumenta o lucro e a produtividade da equipe.
Como aumentar a produtividade e reduzir custos dos laudos de exames?
Imaginar um laboratório que ainda mantém sua rotina com preenchimento manual de cadastros e pedidos de exames é algo praticamente inesperado. Afinal, o risco de falhas é grande e a facilidade para se adquirir um software garante diversas vantagens.
Com toda certeza, o valor investido retornará a partir da redução de custos operacionais e do aumento da produtividade, mesmo que inicialmente, durante a implantação do sistema, os colaboradores fiquem resistentes em relação ao uso e alguns custos iniciais de infraestrutura estejam envolvidos.
“A informatização provê facilidade e agilidade ao acesso de dados de forma interativa e proativa para a tomada de decisão. Assim, é possível mitigar atividades repetitivas e erros humanos, encontrar desperdícios, antecipar ações, prever compras, gerir pessoas e, consequentemente, baixar os custos”, afirma Carla Ione.
A seguir, confira algumas vantagens da informatização laboratorial.
Rastreabilidade
Sem dúvida, um dos principais benefícios é a rastreabilidade. Por meio desses sistemas, é possível obter todos os processos rastreados. Isto é, a empresa pode ter informações recuperadas facilmente, ficando por dentro de tudo o que ocorre com uma amostra, desde o momento em que o paciente chega no laboratório até a hora em que ele retira o seu laudo no site.
Sistemas automatizados
Carla destaca que, ao automatizar os processos, o laboratório adquire mais visibilidade, controle dos fluxos, agilidade na execução das atividades, redução de custos e rastreabilidade dos processos. Isso diminui o retrabalho e realoca a mão de obra em processos mais inteligentes, agregando mais valor e qualidade ao trabalho.
Treinamento específico para a equipe
“Mesmo com os processos informatizados, ainda é de suma importância que as informações estejam no sistema de forma planejada. Por isso, o treinamento é uma das ferramentas mais utilizadas para que os colaboradores possam ser conscientizados da seriedade em seguir procedimentos e capacitados a operacionalizar de forma padronizada suas atividades”, destaca a Gerente de Relacionamento e Soluções da Matrix.
O que considerar ao contratar um software para laboratórios?
O software de laboratório é um dos recursos de informática mais valiosos para a prosperidade do seu negócio. Para Carla Ione, se o laboratório tem processos padronizados, flexibilidade para implantar ferramentas e apresenta restrição de investimento, a contratação de um software do mercado é o ideal.
“Quando você contrata uma empresa especializada, com know-how, além de adquirir um sistema com soluções completas que podem impulsionar o crescimento do laboratório, você também garante que a ferramenta esteja alinhada com as melhores práticas de desenvolvimento, negócio, legislação, consultoria e certificação”, acrescenta Carla.
Portanto, o mais indicado é contratar um software que ofereça compatibilidade com a necessidade em todos os seus níveis: operação, gestão e clientes. Para isso, liste as necessidades do seu negócio e verifique se a empresa atende seus objetivos. Além disso, avalie se a empresa:
- tem experiência e conhece o negócio;
- oferece um suporte técnico de qualidade disponível;
- disponibiliza plano de atualizações e se mantém aderente à legislação imposta ao negócio;
- oferece ferramentas que mitigam os processos manuais e paralelos;
- disponibiliza ferramentas que possibilitam a extração de dados para controle gerencial e planejamento estratégico;
- oferece suporte ao crescimento da sua empresa no longo prazo.
Como a Matrix pode auxiliar na implementação das mudanças
Com essas ideias em mente, saiba que é importante contar com o apoio de uma empresa especializada no assunto ao realizar esse tipo de implementação no seu laboratório, como a Matrix.
Com quase 40 anos de expertise no desenvolvimento de soluções tecnológicas focadas no mercado de diagnóstico, a Matrix oferece soluções completas de ferramentas para laboratórios de análises clínicas.
Carla Ione diz que “as equipes da Matrix são formadas por profissionais de nível superior, em áreas aplicadas a análises clínicas e informática, com bagagem e experiências de atuação no mercado”. A entrevistada afirma que essa experiência tem se tornado cada vez mais eficiente para fornecer soluções criativas, dando a oportunidade de os clientes revisitarem seus processos.
Com essas dicas, é mais simples compreender por que informatizar o seu laboratório realmente é eficaz e pode trazer mais agilidade, segurança e produtividade. Portanto, é importante adotar o processo de informatização, garantindo sucesso nos processos do seu negócio.
Gostou de conhecer a informatização laboratorial e as soluções da Matrix? Caso tenha ficado alguma dúvida, não deixe de entrar em contato por meio de um dos nossos canais e conversar com nossos consultores!
