A transformação digital tem se consolidado como um dos principais pilares para a modernização dos serviços de saúde, oferecendo soluções que vão além da simples automação de processos.
No caso do laboratório da Prefeitura de Campinas e das suas Unidades de Saúde, a implantação do sistema Matrix Diagnosis foi um marco que trouxe uma série de benefícios operacionais e estratégicos.
Este artigo explora a jornada de digitalização, os desafios superados e os impactos positivos na rotina diária, além dos recursos dos softwares da Matrix que otimizaram a gestão do laboratório da Prefeitura Municipal de Campinas. Acompanhe a leitura e descubra todos os detalhes sobre a implantação compartilhados por Janaina Silva, Gerente de Projetos da Matrix.
A evolução da digitalização de formulários no laboratório da Prefeitura Municipal de Campinas
A demanda por digitalizar formulários no laboratório da PM Campinas surgiu a partir de um grande desafio operacional enfrentado em 2008, quando a Matrix implantou os sistemas neste importante laboratório. Na época, os médicos das Unidades de Saúde preenchiam manualmente formulários com informações dos pacientes e exames solicitados, já que os postos de coleta não possuíam a infraestrutura necessária para informatização. Com um volume impressionante de cerca de 600 mil solicitações mensais, o processo manual tornou-se insustentável, exigindo uma solução tecnológica eficiente.
Para superar esse obstáculo, foi instalado um sistema que recebia automaticamente as imagens dos scanners e que realizava a leitura dos formulários via OCR, sigla para Optical Character Recognition (que em português, pode ser traduzido como Reconhecimento Óptico de Caracteres). Essa solução inovadora automatizava a leitura das informações dos formulários, armazenando os dados diretamente no Matrix Diagnosis. A solução foi crucial para garantir o cadastramento ágil de pedidos de exames, permitindo que as amostras fossem processadas dentro do prazo necessário. O cadastro de cada pedido que era feito em poucos minutos, mas passou a ser realizado em segundos. Essa solução foi utilizada com sucesso até 2020, ocasião em que o laboratório passou a ser atendido por uma outra empresa.
Em 2024, a Matrix retornou para o laboratório e a nova implantação trouxe outros desafios, como no caso dos scanners que foram substituídos por opções mais modernas, como veremos mais adiante. Este cenário reflete o constante avanço tecnológico no setor de saúde e a importância de manter sistemas atualizados para atender às crescentes demandas de volume e eficiência nos laboratórios.
Os maiores desafios operacionais e seus impactos antes da implantação
Segundo a Janaina Silva, antes da implantação do sistema, um dos principais desafios operacionais enfrentados foi garantir que todos os postos de saúde estivessem devidamente preparados para o novo processo, especialmente em relação à impressão de etiquetas e a infraestrutura local. Essa etapa era essencial para assegurar o funcionamento correto do sistema no dia a dia.
Para isso, foi montada uma equipe responsável por mapear as Unidades de Saúde de Campinas e realizar testes nos equipamentos. Em apenas uma semana, essa equipe conseguiu visitar cerca de 90% das unidades, certificando-se de que tudo estava configurado adequadamente.
Além disso, com um bom planejamento, foi realizada a capacitação presencial de aproximadamente 600 servidores que utilizariam o Matrix Diagnosis, versão Web, em apenas três dias. Esse treinamento intensivo teve como objetivo familiarizar a equipe com a nova ferramenta e minimizar os impactos de adaptação, garantindo uma transição mais suave e eficiente para o novo sistema.
Os principais desafios durante o processo de digitalização
Já durante o processo de digitalização, um dos maiores desafios enfrentados foi a transição do uso de formulários físicos para um sistema digital mais eficiente, contando com a instalação da infraestrutura necessária nos postos, realizada pela Prefeitura. “Por mais que os scanners fossem capazes de ler as informações dos formulários, se a letra do médico estivesse um pouco ilegível, era necessária a intervenção de um colaborador para conferência e correção”, comenta a Gerente de Projetos.
Portanto, o principal obstáculo superado foi mudar a cultura e os hábitos dos profissionais de saúde. Convencer os médicos a abandonarem os formulários físicos e adotarem o sistema digital, para o cadastro direto das solicitações no sistema, foi uma tarefa desafiadora. Essa mudança não apenas envolvia a adaptação ao uso de uma nova ferramenta, mas também a superação de possíveis resistências iniciais à mudança nos processos já estabelecidos.
Esse esforço representou um marco na evolução dos fluxos operacionais, destacando a importância de estratégias de engajamento e treinamento para garantir a adesão ao novo sistema e alcançar os benefícios esperados da digitalização.
A redução do uso de formulários e seus impactos no laboratório
Antes da implantação do sistema Matrix, “o laboratório recebia cerca de 1.200 formulários impressos por dia, que precisavam ser digitalizados manualmente. Após a implementação, esse volume foi drasticamente reduzido para aproximadamente 150 formulários diários”, de acordo com Janaina Silva.
Essa redução teve um impacto significativo nas operações do laboratório. Com menos formulários físicos e menos processos manuais, o fluxo tornou-se mais seguro e eficiente, reduzindo a margem de erro. Além disso, a agilidade na liberação dos resultados aumentou, permitindo que as amostras fossem processadas de forma mais rápida e precisa — uma melhoria confirmada pela equipe técnica do laboratório, que destacou a organização aprimorada dos processos de gestão de amostras em suas rotinas diárias.
Outro benefício foi a diminuição do uso de papel, que não só trouxe vantagens ambientais, mas também contribuiu para uma gestão de amostras mais organizada e eficaz.
Recursos e funcionalidades dos softwares Matrix que beneficiaram o laboratório
Os sistemas da Matrix, como um todo, trouxeram inúmeros benefícios para o laboratório, destacando-se pela estabilidade, interfaces eficientes, indicadores confiáveis e suporte consistente, conforme diz a Janaina Silva. O Matrix BI, por exemplo, reforçou sua importância ao mensurar indicadores-chave de desempenho e apoiar a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, a implantação possibilitou a emissão de relatórios específicos que o laboratório não tinha anteriormente, e que agora permitem uma gestão efetiva e transparente. Com esses relatórios, o laboratório ganhou rastreabilidade completa em todos os processos, desde o cadastro das amostras até a liberação final dos resultados, garantindo maior controle operacional e contribuindo para a excelência nos serviços prestados.
Esses recursos otimizaram as operações do dia a dia, além de reforçar a confiança e a qualidade no atendimento.
O processo de implantação e treinamento dos usuários
“A implantação no laboratório da Prefeitura de Campinas foi conduzida de forma tradicional, com a atuação 100% presencial do time da Matrix. Isso permitiu que a equipe acompanhasse de perto todos os processos realizados nas unidades de saúde, adaptando ferramentas e funcionalidades às necessidades específicas em cada etapa”, segundo a Gerente de Projetos.
Os treinamentos também seguiram essa abordagem prática e direta. Para a equipe técnica do laboratório, os treinamentos foram realizados in loco, permitindo que os profissionais tivessem uma experiência prática com o sistema em modo piloto durante as semanas que antecederam sua entrada em produção. Essa vivência prévia facilitou a adaptação, reduzindo o tempo necessário para familiarização quando o sistema passou a ser utilizado de forma definitiva.
Para os colaboradores das unidades de saúde, os treinamentos ocorreram em um auditório e, em apenas três dias, mais de 600 pessoas foram capacitadas. Durante o treinamento, o sistema já estava no ar, permitindo que os usuários realizassem cadastros de teste, impressão de etiquetas e confirmação de coletas – etapas fundamentais que fariam parte de suas rotinas após a entrada oficial em produção.
Essa abordagem estruturada e interativa garantiu uma transição tranquila, promovendo maior confiança dos usuários e eficiência no uso do sistema desde o início.
Experiência com o projeto e benefícios do Diagnosis versão Web no laboratório da Prefeitura de Campinas
Para Janaina Silva, “a experiência com o projeto e o uso do Diagnosis versão Web, têm se mostrado extremamente positivas para a Prefeitura de Campinas, o laboratório e a população atendida”. Nas Unidades de Saúde, o sistema desempenha funções essenciais, como:
- cadastro de exames;
- impressão de etiquetas;
- confirmação de coletas;
- criação de lotes para envio das amostras ao laboratório municipal.
Todo esse fluxo das unidades de saúde é integrado aos sistemas em produção no laboratório central, garantindo rastreabilidade completa de cada amostra. Assim, o gestor do laboratório pode monitorar precisamente em qual etapa do processo a amostra se encontra, oferecendo maior controle e transparência.
Outro ponto de destaque é a geração diária de relatórios detalhados sobre as coletas realizadas, proporcionando visibilidade tanto para o laboratório quanto para as Unidades de Saúde. Essa funcionalidade é fundamental para o acompanhamento eficiente das operações e para a tomada de decisões baseadas em dados.
Além disso, foi implementado um processo inovador no programa de Saúde da Família. Por meio do sistema, os médicos têm acesso a relatórios diários de resultados alterados, permitindo que identifiquem possíveis casos de atenção antes mesmo da liberação oficial dos exames. Esse recurso possibilita ações mais rápidas e assertivas, como o planejamento de rotas e visitas baseadas nos resultados da comunidade.
Essa experiência não apenas destacou a eficiência do sistema, mas também demonstrou como ele pode ser moldado para atender às necessidades específicas de cada contexto, melhorando tanto a gestão técnica quanto os resultados em saúde pública.
Conclusão
A implantação dos sistemas Matrix no laboratório e nas Unidades de Saúde da Prefeitura Municipal de Campinas, representou um marco significativo na modernização dos processos de gestão de exames e de amostras. Com a informatização dos postos, a utilização da plataforma completa com todos os softwares Matrix e a implementação de recursos como a rastreabilidade de amostras e relatórios de resultados alterados, o projeto trouxe benefícios concretos, como agilidade, precisão e transparência nos processos.
Com a gestão de amostras mais organizada e a possibilidade de tomar decisões rápidas baseadas em dados precisos, o projeto não só melhorou a eficiência operacional, mas também fortaleceu a capacidade de resposta da saúde pública. A experiência da laboratório da Prefeitura de Campinas serve como exemplo de como a informatização laboratorial pode impulsionar transformações significativas, resultando em um atendimento mais ágil e de maior qualidade para a população.
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