A participação em programas de Benchmarking de Indicadores pode responder essa pergunta e oportunizar ações que apoiam a melhoria dos serviços prestados a pacientes e a sustentabilidade do seu negócio!
Fernando Berlitz, Gestor do Indicadores e Serviços de Acreditação na Controllab
A indisponibilidade de amostra adequada para a realização de um exame é um dos principais desfechos negativos dos serviços laboratoriais.
No processo global dos laboratórios clínicos, a fase pré-analítica é a etapa com a maior probabilidade de ocorrência de falhas, sendo responsável por até 70% de todos os erros identificados nos laboratórios. Mesmo que não seja unicamente decorrente de falhas na fase pré-analítica, a maioria das causas que impactam na necessidade de recoleta de amostra tem origem em erros ocorridos nessa etapa do processo laboratorial.
Continue a leitura e saiba quais são os impactos das recoletas e como a gestão comparativa de indicadores pode agregar valor aos laboratórios!
Efeitos das recoletas
Os impactos das recoletas são abrangentes. Eles podem ocasionar, entre outros:
- retrabalho e queda na produtividade operacional;
- custos adicionais relacionados à recursos humanos;
- ineficiência na utilização de insumos (de coleta, por exemplo);
- aumento no tempo de resposta para médicos e pacientes;
- insatisfação de clientes.
Assim, elas podem afetar a credibilidade e reputação da empresa.
Com todos esses potenciais impactos relevantes para o negócio, o índice de recoletas se constitui em um dos principais indicadores de desempenho a serem monitorados pelos laboratórios.
Essa constatação é respaldada, por exemplo, pela harmonização de Indicadores da Qualidade proposta pela IFCC (International Federation of Clinical Chemistry and Laboratory Medicine) — padronização na qual o indicador de recoletas é classificado como um índice de desfecho com prioridade nível 1. Essa mesma relevância é destacada em requisitos de normas de acreditação laboratorial e em publicações científicas relacionadas a esse tema.
Programa de Benchmarking de Indicadores Laboratoriais
No Programa de Benchmarking de Indicadores Laboratoriais, disponibilizado em parceria pela Controllab e Sociedade Brasileira de Patologia Clínica e Medicina Laboratorial (SBPC/ML) desde 2006, o indicador de recoleta é justamente o índice mais utilizado pelos laboratórios participantes.
Esse programa da Controllab/SBPCML tem, atualmente, mais de 300 participantes em 14 países, disponibilizando um portfólio de mais de 160 indicadores em diferentes dimensões de desempenho. Nesse escopo, estão contemplados os indicadores recomendados e harmonizados pela IFCC.
Benefícios do programa de Benchmarking de Indicadores Laboratoriais da Controllab para as recoletas
Representatividade e robustez das informações
No programa de Benchmarking de Indicadores, o número significativo de laboratórios participantes para o indicador de recoleta permite acessar esse índice de desempenho com robustez estatística e representatividade do nosso mercado.
Nível de desempenho atual: oportunidade para melhorias
O gráfico a seguir apresenta a distribuição dos resultados informados pelos laboratórios participantes para o indicador de Recoletas Geral no Programa de Benchmarking, de forma consolidada para o ano de 2022.
Avaliando os dados consolidados desse indicador em 2022, podemos identificar que:
- 50% dos laboratórios participantes apresentaram necessidade de recoleta de amostras para até 0,7% dos pacientes atendidos (mediana: 3.9-sigma);
- No mesmo período, os 25% melhores laboratórios para esse indicador apresentaram índices de até 0,4% (1° quartil: 4.1-sigma).
Mesmo que esses índices possam ser considerados dentro do padrão internacionalmente reportado na literatura científica, podemos identificar oportunidades para melhoria nos processos laboratoriais. Isso porque, 50% dos laboratórios avaliados em 2022 apresentaram, em média, até 7.057 recoletas por milhão de pacientes atendidos, por exemplo. Esse resultado sinaliza riscos potenciais em termos de perda de eficiência e competitividade, insatisfação de clientes e, em última análise, riscos à sustentabilidade futura do laboratório por questões ligadas à credibilidade e comprometimento do faturamento com contingenciamento e tratamento de falhas.
Análise crítica de desempenho frente ao mercado
A maior utilidade do monitoramento comparativo de indicadores é acessar o desempenho dos processos do seu laboratório e confrontá-los com os padrões que estão sendo praticados pelo mercado. Assim, ele permite tomar decisões e implantar melhorias respaldadas por dados e evidências que viabilizem ações efetivas e com custo-benefício otimizado, de forma alinhada à estratégia do laboratório e zelosa aos recursos disponíveis em cada organização.
Sem a participação em programas estruturados de Benchmarking de Indicadores, o laboratório fica limitado somente à análise de seus dados internos. Desse modo, ele encontra dificuldades para identificar se as ações a serem tomadas irão efetivamente contribuir para a qualidade e competitividade de seus serviços, não sendo possível evidenciar se os recursos disponíveis serão aplicados em questões relevantes para a sustentabilidade de seu negócio e disponibilização de melhores serviços aos seus clientes.
Parceria da Controllab e Matrix Saúde
O Programa de Benchmarking de Indicadores da Controllab/SBPCML, além de disponibilizar orientações relevantes e estratégicas aos laboratórios clínicos, contempla a possibilidade de integração automatizada de dados a partir do sistema laboratorial (LIS) que atende o laboratório.
A MATRIX é parceira da Controllab e SBPC/ML no Programa de Indicadores e viabiliza a integração de dados dos laboratórios a partir do seu sistema LIS, o MATRIX Diagnosis, com a plataforma de Benchmarking de Indicadores.
Com a integração de dados de LIS automatizada pela MATRIX, os laboratórios ganham eficiência no processo de envio de seus dados para a plataforma de indicadores, com minimização significativa do uso de recursos (incluindo tempo da equipe de profissionais do laboratório) e maior segurança nesse processo, evitando possíveis incorreções nos dados enviados.
Gerencie e reduza as ocorrências de recoletas do seu laboratório com a Controllab e Matrix
Um dos mais frequentes e indesejados desfechos das operações laboratoriais é a indisponibilidade de amostra biológica em condições adequadas para processamento analítico visando obter um resultado laboratorial de excelência.
Esses eventos, que frequentemente estão associados a falhas na etapa pré-analítica dos processos laboratoriais, podem afetar significativamente os pacientes e comprometer a sustentabilidade dos laboratórios.
Para agir proativamente, visando reduzir falhas operacionais ou minimizar seus impactos negativos, os processos devem ser continuamente monitorados em seus aspectos de desempenho mais relevantes e de forma comparativa com outras empresas do mercado para possibilitar uma tomada de decisão ágil, alinhada estrategicamente e efetiva. Dessa forma o programa de Benchmarking de Indicadores Laboratoriais da Controllab pode agregar valor à gestão do seu negócio!
As mais relevantes diretrizes e boas práticas, em termos de gestão empresarial, sinalizam a necessidade de monitoramento comparativo de desempenho para a tomada de decisão. Essa indispensabilidade no nosso mercado de medicina laboratorial também é respaldada por normas de acreditação, recomendações de entidades científicas, bem como no viés de marco legal registrado na nova RDC 786/2023, recentemente aprovada, em seu artigo n° 54.
Convidamos o seu laboratório e você a conhecer e participar do Programa de Benchmarking de Indicadores da Controllab/SBPCML, além de, como cliente MATRIX, usufruir da integração automatizada de dados via LIS, com ampla segurança e eficiência.A parceria Controllab e MATRIX pode contribuir para ampliar o nível de competitividade do seu laboratório, apoiando as ações que visam reduzir os índices de recoletas e contribuindo para a promoção da qualidade dos serviços prestados a médicos e pacientes. Entre em contato conosco e saiba mais!
