Você sente dificuldades em levantar informações e indicadores? A elevada concorrência na Medicina Diagnóstica te preocupa? Você sente desamparado ao precisar de suporte? Se você se identifica com esses questionamentos, provavelmente chegou a hora de trocar o software para laboratório de análises clínicas!
Na realidade, a tecnologia é um dos pilares da gestão laboratorial. Isso se não for o ponto central da mesma. Nesse contexto, preste atenção em alguns sinais no dia a dia que podem revelar que o momento de dar um salto tecnológico é agora.
Falhas recorrentes, lentidão do suporte técnico e demora ou erros nas atualizações dão boas pistas de que algo na plataforma atual não vai bem.
Mais uma evidência de que talvez o programa deva ser substituído é quando há insegurança sobre a plena compatibilidade com a legislação vigente.
Você tem dúvidas se deve mudar de solução tecnológica? Então acompanhe neste post algumas ponderações valiosas da Gerente de Relacionamento e Soluções da Matrix, Carla Ione, sobre o assunto. Confira!
Ferramenta com processos excessivamente onerosos
Se o atual sistema não consegue melhorar os processos do laboratório a contento, será preciso encontrar novas soluções para suprir essa deficiência. Ou seja, uma ferramenta de TI aquém das demandas, costuma gerar prejuízos.
Assim, os softwares que não atendem de forma abrangente acabam onerando os processos laboratoriais. Por essa razão, reflita se o investimento atual tem mesmo trazido recompensas. Veja a seguir o que a gerente de Relacionamento da Matrix tem a dizer sobre o assunto:
“Se você tiver um sistema eficiente, é possível absorver as melhorias com baixo impacto. Caso o sistema não absorva todas as melhorias necessárias para o processo, você vai precisar implementar rotinas manuais que supram as carências do sistema. Isso sobrecarrega a equipe, seu desempenho e, consequentemente, a satisfação dos clientes”, comenta Carla Ione.
A profissional recomenda que a empresa mantenha constantemente o hábito de identificar pontos de aperfeiçoamento em suas ferramentas de TI. “Conheça os detalhes dos seus processos e mapeie como as atividades estão sendo realizadas. Questione velhos hábitos, abra a mente e identifique possíveis pontos de aperfeiçoamento, considere mitigar erros/falhas, aumentar a qualidade para garantir a satisfação do cliente, e diminuir tempo da atividade sem prejuízo da qualidade para garantir a integridade da equipe!”, aconselha a especialista, que possui uma vasta experiência no setor de projetos/suporte da empresa.
Ausência de recursos que garantam a competitividade de mercado
Um software para laboratório deve entregar vantagens consistentes para enfrentar a concorrência. Ou seja, ele deve proporcionar inovações que vão impactar na tomada de decisão gerencial de forma interativa e proativa. Verifique se o seu sistema atual oferece esses benefícios.
Apesar de tantos pontos positivos, a decisão pode ser difícil, pois são muitas as alternativas no mercado, com diferentes promessas, que nem sempre se cumprem. Essa vastidão de opções pode confundir um pouco os gestores dos laboratórios no momento da escolha.
Dessa forma, é necessário investir tempo e estudo para encontrar uma plataforma que de fato permita aumento de produtividade e satisfação para os envolvidos.
“Escolher a ferramenta certa exige paciência, esforço e conhecimento. Foque na ferramenta que é aderente ao seu negócio, nas suas necessidades e no seu crescimento, com isso, o software te trará benefícios operacionais, como: controle dos fluxos, agilidade na execução das atividades, rastreabilidade dos processos, entre outros”, afirma Carla Ione.
Sistema para laboratório de análises clínicas com baixa automação
A informatização laboratorial precisa ser completa. Quando algumas ou muitas operações não rodam na sua ferramenta, é provável que tenha chegado a hora de substituí-la.
“Por que não fazer mais e melhor com menos? Se você possui um sistema que não provê automação de qualidade, você perderá todo o potencial que um software de qualidade pode te proporcionar”, diz a especialista da Matrix.
Com a automação, entre outros benefícios, você ganha:
- aumento da produtividade através dadiminuição do tempo de entrega dos resultados, por exemplo, o sistema faz os cálculos dos exames;
- aumento da qualidade com a eliminação de erros, por exemplo, através de scripts para bloqueio de resultados a serem verificados;
- redução de custos com reagentes, por exemplo, evitando a repetição de exames com base no Delta Check do paciente;
- cumprimento das normas do setor, por exemplo, através de laudos com retificações automáticas e sinalizadas;
- diminuição de retrabalho:informações comuns aos sistemas são transacionadas entre HIS (Hospital Information System ou Sistema de informação Hospitalar) e LIS (Laboratory Information System ou Sistema de Informação Laboratorial) através de softwares integrados;
- agilidade na emissão de laudos, já que estes podem ser liberados automaticamente após passarem por script de liberação e com disponibilização na WEB imediatamente após a sua liberação;
- rastreabilidade com histórico de uso do sistema, por exemplo, é possívelcontrolar o reagente dos exames, fazer o rastreamento dos lotes executados e recuperar todos os eventos em torno dos colaboradores. Todas as informações que são exigidas nas acreditações devem existir nos sistemas;
- gestão de indicadores, com possibilidade de extração de dados, médias, tempos de atendimento etc.
Equipe de suporte lenta e pouco disponível
Mais uma razão que pode indicar o momento propício para migrar o seu software para laboratório, é um suporte técnico a desejar. Aliás, o atendimento, o suporte e o relacionamento são peças-chave na contratação de um software.
Para a especialista da Matrix, esse setor é uma das principais portas de entrada de um fornecedor de tecnologia. “As empresas não podem garantir que um software nunca apresentará problemas, mas é importante que em todos os momentos necessários, o fornecedor do sistema esteja pronto para proporcionar um atendimento ágil, com foco na solução e restabelecimento rápido da normalidade. Um bom fornecedor de sistema está constantemente preocupado com esse fluxo, é o meio pelo qual o cliente se comunica. Ou seja, um bom fornecedor de sistema está constantemente preocupado com a experiência positiva do cliente, mesmo que o momento seja de problemas”, afirma Carla Ione.
Análise de dados precária ou inexistente
É sabido que o planejamento estratégico prepara seu laboratório para o futuro e o torna mais competitivo, aumentando suas chances de expansão. Empresas preparadas possuem custos mais baixos, conhecem bem as dificuldades, possuem clientes fiéis e conseguem se adaptar às crises causadas pelo ambiente externo, como por exemplo uma pandemia.
A empresa que possui rotinas de extração e análise de dados, está no caminho certo para saber seu custo, sua receita, e também para conhecer onde estão as falhas do processo e suas dificuldades. Dados se transformam em informações, que se transformam em resultados efetivos para seu laboratório. Como extrair dados precisos se o seu software não permite isso?
O sistema de laboratório é uma das peças-chave para manter seu negócio sólido. Colaboradores, gestores e clientes contam diariamente com as ferramentas para desenvoltura dos trabalhos, então analise se o sistema:
- tem baixa ocorrência de falhas e oferece um suporte técnico de qualidade e sempre disponível;
- possui plano de atualizações e se mantem em conformidade com a legislação vigente;
- oferece ferramentas que mitigam os processos manuais e paralelos, e possibilita a extração de dados para controle gerencial e planejamento estratégico;
- suporte um aumento de volume sem queda no desempenho. Outra variável que é considerada é a questão financeira, mas desconfie de implantações com valores muito baixos.
“Lembre-se que você NÃO está comprando uma “geladeira” que é concreta e quando ela chega na sua casa não há surpresas. Ao escolher um sistema, você está comprando algo abstrato, você está comprando um sonho, sonho de resolver problemas, sonho de ter processos controlados e rastreados, sonho de crescer, dê importância as relações de confiança”, completa Carla.
É importante que o gestor tenha uma visão panorâmica de todos os problemas dos laboratórios, tornando as soluções passíveis de serem executadas. Aliás, a gestão de dados influencia diretamente no crescimento, na estagnação e até mesmo no mau desempenho do laboratório.
Incompatibilidade com crescimento e novas demandas
Mais um motivo para trocar um software é quando ele não atende às expectativas de expansão. Para evitar que isso aconteça, o ideal é escolher um fornecedor de software experiente e estável, que tenha um produto que possa suportar a expansão, seja para agregar uma filial dentro de um hospital ou para ser um laboratório de apoio na região, por exemplo.
“O software precisa ser aderente ao seu laboratório e atender as expectativas para o qual foi contratado, resolvendo/solucionando seus problemas. Com o passar do tempo, novas oportunidades surgem, como: novos negócios, crescimento no volume de exames, novas tecnologias, e com surgimento dessas oportunidades é importante que o software acompanhe esse dinamismo”, opina.
Destacando que ao se contratar um software, além de checar se as necessidades atuais são atendidas, deve-se checar também se ele atende a um cenário futuro.
Diferenciais de mercado da Matrix
Com quase 40 anos de expertise no desenvolvimento de soluções tecnológicas focadas no mercado de diagnóstico, a Matrix oferece soluções completas de softwares para laboratórios clínicos.
Além do know-how, Carla Ione destaca os recursos humanos da Matrix, fator essencial para empresas prestadoras de serviços:
- time habilitado a apoiar os clientes no aperfeiçoamento dos seus processos e soluções;
- times multidisciplinares compostos por desenvolvedores, profissionais da saúde e de tecnologia da informação, garantindo a efetividade das entregas;
- time dedicado ao entendimento de novas demandas, definindo requisitos desde o desenvolvimento até o suporte, o que garante a aderência aos diversos nichos laboratoriais;
- time de analistas, técnicos e designers orquestrando milhares de horas anuais de desenvolvimento, com foco na qualidade e escalabilidade, abrangendo desde o pequeno laboratório até aquele que processa milhões de exames mensais;
- time de analistas de suporte nível 1, 2 e 3 que sustentam e permitem a operação de mais de 1000 drivers de instrumentos de automação e 150 integrações com sistemas de saúde, permitindo que o laboratório esteja sempre conectado.
Portanto, é sempre necessário questionar se chegou o momento de substituir o sistema para o seu laboratório de análises clínicas. Essa reflexão é indispensável, uma vez que a tecnologia ganha cada vez mais espaço no desempenho dos negócios. Não esqueça, priorize as relações de confiança entre cliente e fornecedor.
Quer saber mais? Então entre em contato com a Matrix!
