A utilização da tecnologia já é uma realidade bem presente em laboratórios de análises clínicas, promovendo uma modernização significativa na rotina desses estabelecimentos. Nesse cenário, o LIS (sigla em inglês para Sistema de Informação Laboratorial) se destaca como uma ferramenta essencial para aprimorar o atendimento aos pacientes e todos os processos internos.
Embora seja possível realizar manualmente todas as etapas no laboratório, é por meio de um software eficiente que o gestor ganhará segurança, agilidade, rastreabilidade e visibilidade de todos os processos dentro da sua empresa. Bons processos automatizados, trazem resultados positivos e duradouros.
Pensando nisso, preparamos seis dicas de como escolher um bom sistema de gestão laboratorial. Confira!
6 dicas essenciais para escolher o melhor sistema de gestão laboratorial
1. Pense nas suas necessidades e nas funcionalidades que você precisa na hora de escolher
Antes de tudo, é essencial compreender quais são as necessidades do seu laboratório. Um bom software permite criar uma configuração personalizada para cada estabelecimento, uma vez que ele deve proporcionar otimizações, representando um investimento vantajoso em todos os aspectos.
Para isso, é necessário conhecer e compreender as características, as necessidades e os recursos mais utilizados pelo seu laboratório. Assim, é preciso:
- organizar as demandas;
- pesquisar com seus colaboradores e pacientes;
- descobrir onde estão os gargalos.
Além disso, é essencial analisar se o seu laboratório aceita convênios, tem conectividade com laboratórios de apoio, tem postos de coleta, tem interfaceamento, entre outros pontos relevantes para os processos laboratoriais.
É importante que esses e outros pontos sejam considerados na escolha do sistema de gestão laboratorial ideal, pois a chave para que essa implantação proporcione bons frutos é encontrar uma ferramenta que consiga atender as necessidades do seu negócio.
2. Prepare a estrutura para o novo software
Depois de descobrir as necessidades, fica muito mais fácil saber qual infraestrutura será necessária para a implantação acontecer. Um laboratório com vários postos de coleta, por exemplo, precisa ter uma comunicação ininterrupta, integral e acessível a todos eles.
A equipe de TI deve realizar uma análise detalhada, considerando a velocidade da internet necessária para realizar a comunicação entre todos os computadores, qual será o tamanho do servidor para armazenar todos os dados, o tipo de processador, a quantidade de computadores que acessarão o servidor, o volume de exames, entre outros itens. Isso assegura que o sistema tenha as condições ideais para sua melhor performance.
O fornecedor do Sistema de Informação Laboratorial é capaz de ajudar a sua TI nessas questões.
3. Pense no cliente e em como será o atendimento dele com a nova ferramenta
O atendimento que o seu laboratório oferece na entrada do estabelecimento é de suma importância para a satisfação dos pacientes e, por esse motivo, deve ser realizado de forma rápida e eficaz.
Cada etapa — como o cadastro do paciente, a digitação dos exames, a recuperação dos dados e o autorizador online, entre outras — deve ser pensada para diminuir o tempo de espera do paciente. Além disso, um bom software ajuda o laboratório a evitar glosas e isso deve ser previsto desde o início do processo, na entrada do paciente.
Recursos como envios de SMS para os pacientes lembrando de seus exames agendados ou que os laudos estão prontos, são funcionalidades simples, que costumam ter um impacto muito positivo.
Se o laboratório está dentro de um hospital, deve ser feita uma integração com o sistema hospitalar, que já trará todos os dados do paciente e do pedido, enviando automaticamente os laudos para o sistema de origem.
É importante ressaltar que um paciente satisfeito se torna fiel ao seu laboratório e atrairá novos clientes na propaganda boca a boca.
4. Verificar a reputação da empresa
É de extrema importância realizar uma boa pesquisa sobre as empresas que fornecem sistemas de gestão laboratorial, apurando seu histórico, reputação e a experiência acumulada pela companhia. Para tal, busque pelo nome em sites do setor ou mesmo no Google.
Mesmo que conste alguma reclamação sobre seus serviços, não significa que a organização seja necessariamente ruim. Normalmente, o mais relevante é verificar a solução apresentada para o problema exposto.
Visite também as redes sociais de todas as empresas que investigar, especialmente a sessão de comentários, para ter uma percepção mais ampla da marca.
Além disso, converse com outros clientes que utilizam o LIS que deseja contratar, pergunte como é o atendimento, o suporte e a performance dos sistemas.
5. Suporte técnico
Existem alguns fornecedores de Sistema de Gestão Laboratorial que não disponibilizam suporte técnico. Caso ocorra algum problema na ferramenta, conforme a gravidade, pode ser que todos os processos do laboratório sejam interrompidos até que o sistema volte a funcionar.
Por esse motivo, ao escolher um LIS, é indispensável avaliar se há suporte técnico para que não haja risco de surpresas futuras, como a parada total do sistema. Se a sua empresa funciona ininterruptamente, veja se o seu futuro fornecedor tem condições de oferecer um suporte 24×7.
6. Atualizações
Não faz sentido contar com um sistema de gestão laboratorial se a ferramenta ficar estagnada no tempo, sem possibilidade de melhorias e que, muitas vezes, sequer acompanha as mudanças na legislação.
Os melhores sistemas laboratoriais do mercado passaram por significativas evoluções ao longo dos anos e continuam a se aprimorar para atender as necessidades e sugestões dos clientes que os utilizam, além de acompanharem as novas tecnologias e a regulamentação do setor — essa é uma diferença crucial entre um LIS de mercado e um sistema feito pelo próprio laboratório.
Por que ter um software para gestão laboratorial?
A adoção de um software de gestão laboratorial torna-se fundamental diante da necessidade de transparência nas análises e testes realizados, proporcionando resultados auditáveis e minimizando falhas humanas. Além disso, permite a identificação eficiente de problemas de carga de trabalho e gargalos operacionais.
A automação de relatórios e testes, em conjunto com a conformidade rigorosa aos regulamentos em constante evolução, tornam-se facilitadas por meio dessas soluções, que também oferecem a oportunidade de substituir ou otimizar sistemas antiquados.
Além dessas vantagens citadas, também podemos evidenciar:
- rastreamento e gerenciamento de amostras;
- armazenamento de dados em nuvem;
- gestão do fluxo de trabalho;
- segurança de dados sensíveis dos pacientes;
- Integração entre várias ferramentas.
Dessa forma, ao investir em tecnologias de gestão laboratorial, os profissionais não apenas elevam a qualidade e confiabilidade de suas análises clínicas, mas também garantem a eficiência operacional diante dos desafios contemporâneos do setor, consolidando, assim, práticas mais avançadas e alinhadas às exigências regulatórias em constante transformação.
Funcionalidades relevantes para considerar ao escolher um sistema para laboratório
De modo geral, um sistema eficaz deve abranger todos os processos, desde a recepção até o controle de compras e estoque, proporcionando uma visão completa das atividades, despesas e outros indicadores relevantes.
Nesse contexto, um sistema adequado para laboratórios deve incorporar funcionalidades destinadas a prevenir erros, aprimorar a produtividade dos profissionais, facilitar a localização de informações e fornecer dados essenciais para embasar decisões estratégicas.
Assim, os principais recursos que você deve analisar ao escolher um sistema de gestão laboratorial são:
- faturamento de convênios;
- análise da quantidade de recoletas;
- supervisão de coletas domiciliares;
- acompanhamento dos envios de materiais para laboratórios de apoio;
- controle do tempo de permanência do paciente no laboratório;
- monitoramento do fluxo de exames e retorno de resultado;
- interfaceamento com outros equipamentos do laboratório;
- gestão de estoque e compras.
Após essas informações, provavelmente deve ter ficado muito mais fácil escolher o sistema de gestão ideal para seu laboratório, não é mesmo? Ainda assim, é sempre bom contar com a ajuda especializada de uma empresa de credibilidade no mercado.
A Matrix pode te ajudar nesse desafio por meio das suas soluções, como o Diagnosis, voltado para a gestão do seu laboratório clínico ou centro de diagnóstico por imagem. Junto aos outros produtos ou módulos, essa ferramenta se torna um recurso essencial para elevar a produtividade e qualidade do seu laboratório.
Agora que você sabe como escolher o melhor sistema de gestão laboratorial, entre em conosco e saiba quais as soluções que temos para potencializar seu negócio. Acesse já a nossa página!
