Como funciona uma soroteca e qual sua importância para o laboratório? Entenda!

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Imagem de uma biomédica segurando um tubo de ensaio com material biológico, para simbolizar a importância da soroteca.

Você já parou para pensar na importância de uma soroteca? Nos laboratórios de análises clínicas, ela desempenha um papel crucial na preservação, organização e gestão de materiais biológicos

Ela não só garante a integridade das amostras, como também o seu uso facilita o acesso rápido, fundamental para diagnósticos precisos e tratamentos eficazes. Somada aos benefícios da informatização, é possível otimizar o processo de armazenamento e gerenciamento do material, garantindo segurança, proficiência e qualidade nos serviços laboratoriais prestados. 

Neste artigo, desenvolvido em colaboração com a Aline Pacheco, Consultora de Projetos da Matrix, exploraremos o funcionamento de uma soroteca, seus benefícios e como a implantação de um sistema de gestão pode revolucionar o fluxo de trabalho nos laboratórios. Acompanhe conosco e descubra o porquê dela ser um elemento essencial na excelência dos serviços de análises clínicas. 

O que é uma soroteca e qual é a sua função? 

Segundo Aline Pacheco, soroteca é o local utilizado para armazenar amostras biológicas no laboratório de análises clínicas. Ela desempenha um papel crucial ao permitir o armazenamento seguro e organizado das substâncias para futuras análises e reanálises de exames”. 

Ou seja, a soroteca é fundamental para o monitoramento dos processos da área técnica, possibilitando a realização de uma variedade de testes laboratoriais mantendo a estabilidade e preservação do material biológico por um tempo determinado. 

Assim, ela é de fundamental importância por diversos motivos, que abrangem desde a eficiência operacional até a garantia da qualidade dos resultados e a segurança dos pacientes. 

A seguir, confira as principais funções: 

  • armazenamento seguro: permite armazenar as amostras de soros de forma segura e organizada, garantindo sua integridade e evitando contaminação ou deterioração; 
  • preservação das amostras: mantém as substâncias coletadas em condições ideais de temperatura para preservar suas características biológicas, permitindo que sejam utilizadas para exames laboratoriais futuros; 
  • facilita a realização de testes adicionais: ao manter amostras armazenadas, o laboratório pode realizar testes adicionais, caso preciso, sem a necessidade da recoleta do paciente. 

Entenda o funcionamento de uma soroteca 

“A soroteca funciona como um sistema centralizado de armazenamento e gerenciamento de amostras, facilitando a pesquisa e recuperação delas quando necessário, além de garantir o expurgo apropriado no momento em que não são mais necessárias”, comenta Aline Pacheco. 

Assim, um software de gestão da Circulação e Arquivamento de Amostras faz a sua coordenação — como o Matrix Workflow, que não apenas fará a gestão da soroteca, como a gestão de todo o fluxo das amostras no laboratório. Abaixo, entenda melhor sobre seu funcionamento. 

Armazenamento 

Os profissionais coletam as amostras biológicas dos pacientes e armazenam em meios de coleta apropriados, conforme o material biológico. Eles etiquetam cada uma delas com informações de identificação essenciais para o rastreamento, incluindo detalhes do paciente e outros dados relevantes. 

Após a coleta, elas são enviadas para o setor técnico para avaliação imediata ou organizadas e guardadas na soroteca para análise posterior. A organização dos materiais é sistemática, utilizando bandejas e freezers para garantir as condições ideais de preservação. 

Pesquisa 

Quando um teste adicional é solicitado para um paciente ou quando há necessidade de reanalisar uma amostra, os técnicos de laboratório acessam a soroteca para recuperar o material correspondente. Assim, um software como o Workflow, facilita esse processo ao registrar a localização exata de cada amostra. Uma vez recuperada, ela é preparada e analisada conforme necessário, permitindo respostas rápidas e precisas. 

Expurgo 

Periodicamente, as amostras armazenadas são revisadas para determinar se ainda são necessárias para futuras avaliações ou se já extrapolaram o tempo de estabilidade. As que não são mais necessárias ou que se tornaram instáveis ou vencidas, segundo os protocolos do laboratório e regulamentos de saúde, são expurgadas.  

Ou seja, o expurgo envolve a remoção e descarte apropriado das amostras, seguindo diretrizes específicas de segurança e descarte de resíduos biológicos. Esse processo mantém a eficiência e a organização da soroteca, além de garantir que apenas substâncias viáveis sejam mantidas.

A organização de uma soroteca 

A organização eficiente de uma soroteca é essencial para atestar a integridade das amostras, facilitar o acesso a elas e assegurar um fluxo de trabalho otimizado. Desse modo, ela não apenas otimiza a operação e a eficácia do laboratório, mas também assegura a qualidade dos resultados, a conformidade com normas de segurança e a satisfação dos pacientes. 

Abaixo, seguem alguns pontos importantes levantados pela Consultora de Projetos da Matrix: 

  1. identificação: etiquetação de cada amostra biológica com informações relevantes, como nome do paciente, data de coleta, tipo de teste realizado e número de identificação único. Isso permite um rápido reconhecimento e recuperação dos materiais quando preciso;
  2. software de gestão “Workflow/Soroteca”: essencial na organização e na localização rápida das amostras; 
  3. organização física em locais refrigerados de forma lógica e sistemática: agrupamento dos materiais por data de coleta, tipo de exame ou qualquer outra categoria relevante para facilitar a recuperação; 
  4. manutenção da temperatura: conservação da soroteca em uma área com temperatura e umidade controladas, especialmente se as substâncias coletadas precisarem ser refrigeradas ou congeladas para preservação; 
  5. proteção: implementação de medidas de segurança adequadas para proteger os materiais, como controle de acesso restrito e monitoramento por câmeras, se necessário; 
  6. rotatividade: estabelecimento de procedimentos para revisar regularmente as amostras armazenadas e expurgar aquelas que não são mais necessárias. 

Estrutura necessária para constituir uma soroteca 

Além de uma boa organização, para constituir uma soroteca é indispensável planejar uma estrutura que atenda às demandas de armazenamento, organização e gerenciamento das amostras. 

A estrutura varia conforme o volume de exames realizados pelo laboratório. A seguir, confira os exemplos de uma estrutura necessária para laboratórios que realizam 10 mil e 100 mil testes por mês, de acordo com a Consultora de Projetos da Matrix. 

Laboratórios com 10 mil exames por mês 

Para a estrutura que atenda a um laboratório com capacidade de 10 mil exames por mês, são essenciais diversos componentes e equipamentos que garantem a conservação adequada e uma eficiente administração das amostras: 

  • bandejas para armazenamento são fundamentais, pois permitem a ordenação sistemática das amostras, facilitando o acesso e a manipulação quando necessário;
  • refrigeradores ou freezers são indispensáveis para armazenar essas bandejas em temperaturas controladas, assegurando a preservação e a integridade dos elementos biológicos, evitando degradação e certificando a qualidade dos resultados dos testes; 
  • softwares de gestão, como o Matrix Workflow, são essenciais para a administração eficiente. O Workflow monitora o armazenamento e a recuperação das amostras, aumentando o desempenho e reduzindo erros humanos com a correta identificação de rastreamento, bandejas e locais de conservação, por meio de etiquetas. Isso garante que cada material possa ser localizado rapidamente, minimizando o tempo de busca e o risco de perdas; 
  • protocolos de controle de acesso são implementados para atestar a segurança das amostras, controlando quem pode acessá-las, protegendo-as contra manipulação indevida e garantindo sua integridade. Essa proteção é um aspecto vital, pois qualquer comprometimento na caraterística dos elementos biológicos pode afetar os resultados dos exames e, consequentemente, a qualidade do atendimento aos pacientes. 

Laboratórios com 100 mil exames por mês 

Além das características mencionadas no tópico anterior, vale ressaltar alguns pontos adicionais que são fundamentais para a estruturação de uma soroteca para laboratórios com mais de 100 mil exames mensais: 

  • espaço ampliado é crucial para acomodar um maior volume de amostras. Esse ambiente deve incluir prateleiras, armários adicionais e câmaras frias, proporcionando um ambiente organizado e facilitando o acesso aos elementos armazenados;
  • equipamentos como esteiras e sorters que se integram com o software de gestão é outra característica importante. Eles automatizam o sorteamento, distribuindo as amostras para os setores técnicos apropriados, gerenciando pendências e organizando a soroteca. Essa automação otimiza o tempo e melhora a organização do processo técnico, aumentando a eficiência operacional; 
  • contar com uma equipe dedicada é fundamental para gerenciar o fluxo de amostras assegurando que a operação seja conduzida de maneira eficiente e precisa, desde o recebimento e processamento até o armazenamento e recuperação delas. 

Essas são apenas algumas das considerações básicas para a sua estruturação. Os requisitos específicos podem variar segundo as necessidades e recursos de cada laboratório, sendo necessário ajustar a estrutura conforme a demanda e as particularidades do ambiente de trabalho.  

O que faz o Matrix Workflow e como ele auxilia os laboratórios?

Imagem de uma mão com luva branca, segurando um tubo de coleta com amostra de sangue. Ao fundo, há outros tubos de coleta em um equipamento de armazenagem.

O Matrix Workflow é um software de gerenciamento técnico que otimiza o fluxo de trabalho e automatiza processos em um ambiente laboratorial. Segundo Aline Pacheco, a informatização oferece uma série de benefícios significativos que impactam positivamente a operação, a qualidade e a eficiência dos laboratórios de análises clínicas, como maior desempenho, precisão e controle sobre o armazenamento e gerenciamento de amostras. 

A seguir, saiba mais sobre as principais vantagens. 

  • organização do fluxo de trabalho: o Workflow organiza e gerencia o fluxo de trabalho do laboratório, desde a recepção das amostras até a geração de resultados, assegurando uma operação eficiente e sem interrupções;
  • rastreamento de amostras: ele fornece um acompanhamento completo dos materiais ao longo de todo o processo analítico, permitindo que os técnicos de laboratório saibam exatamente onde cada um está em tempo real; 
  • automação de processos: automatiza tarefas manuais repetitivas, como entrada de dados, preparação de amostras e análise de resultados, economizando tempo e reduzindo erros humanos; 
  • priorização de tarefas: o software pode priorizar automaticamente as tarefas com base em critérios predefinidos, como urgência do exame ou tipo de material, certificando que os mais importantes sejam processados primeiro; 
  • redução de erros humanos: a automação de processos reduz a probabilidade de erros humanos na manipulação dos materiais, melhorando a precisão dos laudos e evitando a troca de amostras; 
  • acesso rápido às informações: as informações sobre as substâncias coletadas — como dados do paciente, datas de coleta e resultados dos exames — estão disponíveis de forma rápida por meio do sistema informatizado, possibilitando uma melhor administração da soroteca e dos resultados; 
  • otimização do espaço: a informatização auxilia a otimizar o uso do espaço, permitindo uma disposição mais eficiente das amostras e maximizando a capacidade de armazenamento; 
  • facilidade de expurgo: também permite otimizar o processo de expurgo de amostras, alertando quando elas atingirem o final de sua vida útil (estabilidade) e facilitando o descarte adequado; 
  • gerenciamento de pendências: o Workflow gerencia e minimiza as pendências de produção, evitando que um material seja armazenado erroneamente, ainda com teste pendente para ser processado.

Resumidamente, o Workflow melhora a eficiência operacional do laboratório, reduzindo o tempo de processamento das amostras, minimizando erros e garantindo uma entrega rápida e precisa dos laudos dos testes aos médicos e pacientes. 

O interfaceamento de esteiras e o transporte de amostras 

“O interfaceamento de esteiras pré e pós-analíticas refere-se à integração de sistemas automatizados de transporte de amostras com equipamentos de análise laboratorial”, cita Aline Pacheco.  

Abaixo, entenda o processo geral: 

  1. esteira pré-analítica: as amostras são coletadas dos pacientes e etiquetadas com informações de identificação. Em seguida, são colocadas em contêineres ou tubos e carregados em uma esteira pré-analítica, a qual as transporta para o laboratório onde são processadas e distribuídas para os equipamentos de análise;
  2. equipamentos de análise: os materiais são recebidos por esses maquinários, para a realização dos exames laboratoriais necessários. Cada equipamento é configurado para receber e processá-los de acordo com os protocolos específicos de cada teste; 
  3. esteira pós-analítica: após a análise, as amostras são novamente transportadas por uma esteira pós-analítica, que as encaminha para diferentes destinos com base nos resultados. Isso pode incluir o armazenamento em uma soroteca ou o envio dos laudos para avaliação adicional, conforme necessário; 
  4. integração com outros softwares de gestão laboratorial, como o Matrix Diagnosis: essa integração é essencial para garantir o rastreamento completo. 

A especialista ainda destaque que “o interfaceamento de esteiras pré e pós-analíticas oferece uma automação significativa do fluxo de trabalho do laboratório, aumentando a eficiência, reduzindo erros e garantindo uma entrega rápida e precisa dos resultados dos exames”, assim, proporcionando uma capacidade maior de processamento de amostras e uma melhoria contínua na qualidade do serviço prestado. 

Como observado, a implementação de uma soroteca informatizada representa avanços significativos para os laboratórios de análises clínicas, otimizando o armazenamento, rastreamento e recuperação de amostras, além de automatizar os processos e aumentar o desempenho operacional. 

Ao contar com um sistema de gerenciamento do fluxo de trabalho, como o Matrix Workflow, os laboratórios tornam-se mais competitivos para atender à demanda crescente por testes laboratoriais, assegurando uma entrega rápida e precisa dos laudos. 

Quer saber mais sobre como o software da Matrix otimiza os processos de uma soroteca? Então entre em contato com nossos especialistas! Eles estão sempre prontos para tirar suas dúvidas e entender como alavancar o seu laboratório. 

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