O funcionamento de um laboratório exige planejamento meticuloso e gestão precisa para os processos serem realizados de forma eficiente e segura. Sabemos que diversos problemas podem surgir ao longo do caminho, influenciando o resultado dos serviços. Por isso, é fundamental investir em estratégias para evitá-los.
Nesse contexto, a tecnologia surge como uma grande aliada dos laboratórios, ajudando não só na automatização de processos, mas também no direcionamento de recursos para demandas mais complexas.
Quais são os problemas mais comuns nos laboratórios e como enfrentá-los? Para discutir esse tema, realizamos uma entrevista com Karina Gargano Cruz, Executiva de Relacionamento e Soluções da Matrix. Continue a leitura!
Quais são os principais problemas enfrentados no laboratório?
Com inúmeros processos, pacientes, dados, ferramentas e colaboradores envolvidos, é normal que ocorram situações imprevistas pelos gestores. A cada ocorrência indesejada, é essencial criar processos para prevenir a repetição desses incidentes.
Sempre devemos lembrar que a rotina de um laboratório é de uma enorme responsabilidade e requer muita atenção aos detalhes, ao volume de informações e à rapidez com que as interações acontecem.
Dentre as dificuldades mais comuns enfrentadas pelos laboratórios, podemos citar os problemas:
- gestão de pessoal inadequada;
- garantia de qualidade ineficiente;
- má gestão de fluxo de trabalho;
- erros de automação no processo laboratorial;
- falta ou inexistência de rastreabilidade e de visibilidade;
- infraestrutura inadequada;
- falta de suporte e de assessoria (consultoria) sistêmica.
Quais são os riscos que esses problemas trazem para o laboratório?
O principal risco é aquele que pode afetar a segurança e a experiência do paciente. Sem controle e gerenciamento eficazes de seus processos, será difícil para o laboratório seguir o planejado e entregar um serviço satisfatório e de qualidade.
Se o laboratório não tem rastreabilidade, se os pacientes reclamam do tempo de atendimento, se a taxa de recoleta é alta ou há constantes atrasos na entrega de resultados, é fundamental revisar, definir, medir e controlar seus processos imediatamente. Muitos desses problemas podem ser mitigados com um bom sistema de gestão laboratorial.
Além disso, existem riscos significativos como perda de informações, vazamento de dados, prejuízos financeiros, troca de resultados e evasão de clientes.
De que modo esses problemas no laboratório podem ser resolvidos?
Abaixo, listamos algumas das possíveis soluções:
- implementação de programas de treinamento contínuo e capacitação para os colaboradores. Uso de ferramentas de gestão de pessoal para monitorar desempenho e alocar recursos de maneira eficiente;
- adoção de processos de qualidade robustos, como a implementação de normas ISO, e realização de auditorias regulares. Investimento em tecnologias que automatizem a verificação de qualidade;
- uso de softwares de gestão laboratorial como o Matrix Diagnosis, que otimizem e automatizem o fluxo de trabalho. A tecnologia pode ajudar a mapear processos e a identificar gargalos para implantação de melhorias contínuas;
- manter os softwares atualizados e realizar manutenções preventivas regularmente. Treinar os funcionários para identificar e corrigir erros rapidamente;
- implementação de sistemas de rastreamento e monitoramento em tempo real para garantir a visibilidade de todas as etapas do processo laboratorial;
- investimento em infraestrutura moderna e adequada às necessidades do laboratório. Realização de avaliações periódicas para identificar necessidades de melhorias ou atualizações;
- contratação de serviços de consultoria especializada para fornecer suporte contínuo e orientação estratégica. Estabelecer parcerias com fornecedores confiáveis de tecnologia.
Como os problemas no laboratório podem ser evitados?
Já ouvimos muitas vezes a frase de que a prevenção é o melhor remédio e isso vale aqui também. As ações preventivas evitam os riscos e prejuízos, possibilitando prazos confortáveis para antecipação dos problemas, dando a oportunidade de poder analisar e tomar decisões mais assertivas e mais econômicas.
Com a prevenção podemos impedir que o problema de fato ocorra, gerando risco para o negócio e insatisfação do cliente.
Uma das formas de prevenção é você conhecer bem o seu negócio, contar com uma boa gestão e uma ferramenta eficiente para extrair e monitorar seus indicadores, que darão visibilidade e mostrarão como anda seu laboratório.
Por que um sistema integrado e específico para laboratórios, como o da Matrix, pode ser um caminho para a solução dos problemas?
Os softwares Matrix abrangem soluções para todos os setores dos laboratórios clínicos e podem se integrar a outros sistemas e/ou empresas, como laboratórios de apoio, sistemas hospitalares, sistemas de prontuário eletrônico, dentre outros.
A Matrix está nesse mercado há mais de 40 anos e as soluções atuais são frutos de toda experiência e vivência no setor de Medicina Diagnóstica. Um diferencial que sempre enfatizamos é o time de colaboradores, composto por profissionais das áreas da saúde e da informática, com isso, há todo o entendimento sobre as dificuldades e as fragilidades dos processos que os laboratórios lidam constantemente.
Como a Matrix ajuda os laboratórios?
A Matrix oferece softwares laboratoriais seguros e robustos. Com eles, é possível acelerar os processos operacionais automatizando-os e impulsionar a produtividade dos serviços. Dentre as soluções, podemos citar:
Matrix Diagnosis
O Diagnosis é o LIS (Laboratory Information System) da Matrix, é o sistema que gerencia o laboratório como um todo, desde o agendamento de exames até a liberação dos laudos. Ele oferece gestão proativa, gerenciamento de pendências e ganhos de visibilidade dos processos, além de total rastreabilidade.
Matrix Connect
O Connect é o módulo de interfaceamento e gestão da produção. Ele possibilita agilidade no processamento dos exames e a rastreabilidade na automação da área técnica. É o módulo mais conhecido por todos no mercado laboratorial.
Matrix BI
O BI é a solução de Business Intelligence da Matrix, integrada ao Diagnosis que proporciona controle e gerenciamento dos processos. Com ele é possível, por exemplo, conferir dados cruciais a respeito do atendimento, do faturamento e de outros resultados do laboratório. É o módulo essencial para os gestores visualizarem em um só local, todo andamento do negócio.
Suporte Matrix
Ao se contratar um fornecedor de software, é muito importante avaliar como é o serviço de suporte oferecido. O suporte da Matrix é completo e extremamente especializado, com atendimento rápido, para que os clientes nunca fiquem parados por falta de sistema.
Qual a importância da integração de sistemas e como os problemas de integrações são tratados na Matrix?
A integração de sistemas de informação laboratorial (LIS) com outros sistemas de saúde é fundamental para garantir o fluxo contínuo de informações entre diferentes departamentos e facilitar o compartilhamento de dados clínicos cruciais. Essa integração é vital para assegurar a eficiência e a qualidade dos serviços prestados pelo laboratório clínico.
Para evitar problemas decorrentes de integrações ineficientes entre o LIS e demais sistemas externos, a Matrix conta com uma equipe dedicada exclusivamente a essa finalidade. Esta equipe está presente em todas as fases do processo, desde o levantamento de requisitos até a entrada em produção. O foco é garantir uma documentação completa, que forneça orientação detalhada ao usuário final, assegurando que todos compreendam e utilizem as integrações eficazmente.
Além disso, para suportar as integrações, os analistas da Matrix utilizam diversas ferramentas avançadas que permitem o monitoramento contínuo das transações. Esse monitoramento possibilita ações mais rápidas e precisas em caso de qualquer problema, garantindo que as operações do laboratório não sejam interrompidas e que os dados clínicos sejam sempre confiáveis e acessíveis.
A Matrix se compromete a entregar soluções robustas e integradas, promovendo a interoperabilidade entre sistemas de saúde e laboratoriais. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também contribui para a segurança e satisfação dos pacientes, ao garantir que informações essenciais estejam sempre disponíveis onde e quando forem necessárias.
Gostou do conteúdo? Conseguiu entender quais são os principais problemas dos laboratórios e como solucioná-los? Esperamos que sim. Para continuar acompanhando nossos conteúdos, siga-nos no LinkedIn e Instagram!
